Obblighi di pubblicazione concernenti l'organizzazione delle pubbliche amministrazioni
1. Le pubbliche amministrazioni pubblicano e aggiornano le informazioni e i dati concernenti la propria organizzazione, corredati dai documenti anche normativi di riferimento. Sono pubblicati, tra gli altri, i dati relativi:
a) agli organi di indirizzo politico e di amministrazione e gestione, con l'indicazione delle rispettive competenze;
b) all'articolazione degli uffici, le competenze di ciascun ufficio, anche di livello dirigenziale non generale, i nomi dei dirigenti responsabili dei singoli uffici;
c) all'illustrazione in forma semplificata, ai fini della piena accessibilità e comprensibilità dei dati, dell'organizzazione dell'amministrazione, mediante l'organigramma o analoghe rappresentazioni grafiche;
d) all'elenco dei numeri di telefono nonchè delle caselle di posta elettronica istituzionali e delle caselle di posta elettronica certificata dedicate, cui il cittadino possa rivolgersi per qualsiasi richiesta inerente i compiti istituzionali.
La documentazione amministrativa è acquisita tramite registrazione al protocollo generale.
La registrazione a protocollo dei documenti consente di individuare in modo univoco il singolo documento e di certificare in modo inoppugnabile la data nella quale esso è entrato a far parte dell’archivio, la data archivistica è quella da cui partono gli effetti giuridici di cui alla legge 241/1990.
Il registro di protocollo è un atto pubblico originario che fa fede della tempestività e dell’effettivo ricevimento e spedizione di un documento, indipendentemente dalla regolarità del documento stesso, ed è idoneo a produrre effetti giuridici.
La registrazione degli atti in arrivo, in partenza ed interni avviene in modo informatico.
Il personale dell’Ufficio protocollo provvede all’apertura, alla protocollazione di tutti gli atti in arrivo, allo smistamento di tutta la corrispondenza in arrivo agli uffici competenti.
Agli utenti che ne fanno richiesta viene rilasciata ricevuta, senza apporvi alcun numero di protocollo, apponendo il timbro della sola data di ricezione sulla copia della prima pagina del documento stesso. Il numero di protocollo verrà fornito all’interessato, solo su richiesta.
